Трудова книжка: коли відійде в минуле паперова форма?

Навіть після остаточного переходу на електронну форму обліку трудової діяльності, працівник зможе вести трудову книжку в паперовій формі

Починаючи із листопада 2019 року, державні органи України запроваджують механізми для поступового переходу на електронні трудові книжки. У межах цього процесу 2 вересня 2020 року Верховна Рада України прийняла у першому читанні проєкт Закону про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі. 

Про те, яким буде перехід на електронні трудові книжки та коли паперова форма стане необов'язковою, читайте у статті юриста EVERLEGAL Адріани Кривешко та молодшого юриста Христини Єрменчук для профільного видання "Юридична Практика" нижче або за посиланням. 

*Стаття доступна лише російською мовою.

2 сентября 2020 года Верховная Рада Украины приняла в первом чтении проект Закона № 3623 «О внесении изменений в некоторые законодательные акты об учете трудовой деятельности работника в электронной форме» (Законопроект № 3623), который предусматривает ряд законодательных изменений, целью которых является полный отказ от бумажных трудовых книжек. 

Первые шаги

Предпосылкой для полного перехода на электронные трудовые книжки стало Постановление № 1084 «О введении учета трудовой деятельности работника, физического лица-предпринимателя, физического лица, которое обеспечивает себя работой самостоятельно, в электронной форме» (Постановление), принятое Кабинетом Министров Украины 27 ноября 2019 года. 

Постановление определило механизм организации учета трудовой деятельности работников в электронной форме. Согласно ему, сведения о трудовой деятельности работника хранятся в реестре застрахованных лиц Государственного реестра общеобязательного государственного социального страхования (Реестр). 

Но обязанность работодателя вести бумажные трудовые книжки на всех своих работников осталась, поэтому сейчас ведется двойной учет: и в электронной, и в бумажной форме. 

Электронная форма учета 

Законопроект № 3623 является логическим продолжением принятого ранее Постановления и следующим шагом на пути к отказу от бумажных трудовых книжек. 

Такие действия вызваны необходимостью сделать более эффективным и современным учет трудовых отношений наемных работников, поскольку действующие нормативные подходы в этой сфере не соответствуют ни текущему состоянию законодательства, ни реалиям социально-трудовых отношений.

В пояснительной записке к Законопроекту идет речь о том, что принятие нового закона в перспективе создаст возможности для:

• уменьшения затрат работодателей на ведение бумажного документооборота;
• упрощения доступа к информации о приобретенном стаже работников для назначения выплат по общеобязательному государственному социальному страхованию;
• учета данных об образовании и квалификации работающего населения для планирования подготовки (переподготовки) специалистов по актуальным направлениям; 
• устранение возможных рисков и негативных последствий потери трудовой книжки, ее физического повреждения, фальсификации и внесения недостоверных сведений в этот документ.

Дорожная карта

Законопроект № 3623 устанавливает пятилетний переходный период, необходимый для включения в Реестр сведений из бумажных трудовых книжек о трудовой деятельности работника. В течение этого периода будет применяться как бумажная трудовая книжка, так и электронная форма уже имеющихся или внесенных в Реестр сведений о трудовой деятельности работника.

В течение пяти лет со дня вступления в силу закона (в случае принятия Законопроекта № 3623) Пенсионный фонд Украины будет вносить в Реестр недостающие сведения о трудовой деятельности работников. Сведения будут предоставляться работодателями и работниками в порядке и сроки, установленные Пенсионным фондом Украины по согласованию с Министерством социальной политики Украины и Государственной службой Украины по вопросам труда.

После завершения этого процесса работодатель будет обязан выдать имеющиеся трудовые книжки работникам лично под подпись.

До завершения включения в Реестр недостающих сведений о трудовой деятельности работников данные бумажной трудовой книжки используются для учета сведений о трудовой деятельности за период до вступления в силу закона (в случае принятия Законопроекта № 3623).

После окончания переходного периода учет трудовой деятельности работника будет осуществляться исключительно в электронной форме с использованием Реестра в порядке, определенном Законом Украины «О сборе и учете единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование».

По своему желанию, работник сможет вести трудовую книжку в бумажной форме. По требованию работника, работодатели будут вносить в бумажную трудовую книжку записи о принятии на работу, переводе и увольнении. Храниться бумажная трудовая книжка будет также у работника. 

К чему готовиться

Отказ от бумажных трудовых книжек, согласно Законопроекту № 3623, повлечет за собой ряд изменений в отношениях между работодателем и работником:

• при заключении трудового договора гражданин будет подавать трудовую книжку только по своему желанию;
• в день увольнения работодатель будет обязан выдать работнику только копию приказа (распоряжения) об увольнении, в то время как согласно действующему законодательству, в день увольнения работодатель выдает работнику надлежащим образом оформленную трудовую книжку;
• в случае задержки выдачи копии приказа (распоряжения) об увольнении по вине работодателя будет выплачиваться средний заработок за время вынужденного прогула; сейчас такое правило действует относительно задержки выдачи трудовой книжки по вине работодателя при увольнении;
• поощрения работникам не будут вноситься в трудовые книжки.

Выводы

 Постепенный отказ от трудовых книжек позволит автоматизировать ведение документооборота работодателем и создать упрощенную систему доступа к информации о стаже работников. Работодателям, в том числе, больше не нужно будет обеспечивать ведение книги учета трудовых книжек и вкладышей к ним.

Как отмечают авторы Законопроекта № 3623, в перспективе электронный учет трудовой деятельности обеспечит необходимые условия для внедрения автоматического назначения пенсий при достижении пенсионного возраста и социальных выплат, а также позволит учитывать данные об образовании и квалификации для формирования будущих предложений на рынке труда.